Workday HCM: Alles, was Sie wissen müssen und wie die Einführung gelingt (2024)

Die Welt ist im Wandel. Die voranschreitende Digitalisierung und veränderte Bedürfnisse der Kandidaten stellen das Personalwesen vor die Herausforderung umfangreiche Prozesse, Verantwortungsbereiche und Herausforderungen zu meistern. Hier ist eine technische Unterstützung notwendig, um die gestiegenen Erwartungen zu erfüllen.

Die Software Workday HCM stellt eine geeignete Lösung für HR und Finanzen dar, mit der Sie Ihre Personalabteilung entlasten können. In diesem Artikel erfahren Sie alle wichtigen Keyfacts rund um die Cloud-Lösung und wie Sie sie bei sich einführen können. Anhand eines Praxisbeispiels einer Workday-Implementierung stellen wir Ihnen Herausforderungen vor, die sich im Projekt ergeben haben und wie wir diese gelöst haben.

Keyfacts rund um Workday

Workday HCM ist eine cloudbasierte Software für HR und Finanzen, die aus der Übernahme von PeopleSoft durch Oracle entstanden ist und weltweit von mehr als 9800 Kunden genutzt wird. Workday ist eine Best-of-Suite-Lösung für mittelständische bis große Unternehmen und kann den kompletten Employee Lifecycle in einem Unternehmen abbilden. Die Software beruht auf dem „Power of 1 Prinzip“, das die Analyse, Planung und Umsetzung in einem System mit wenigen Klicks ermöglicht und Ihnen damit eine geeignete Unterstützung bietet, um Ihre Mitarbeiterdaten zu verwalten, HR-Prozesse zu automatisieren und die Mitarbeiterentwicklung zu fördern.

Vorteile von Workday

• Power-of -1-Prinzip
• 60% aller Produktinnovationen kommen aus der Workday Community
• „Mobile-First“-Ansatz
• Einheitliches Look & Feel
• 96% aller Transaktionen in unter 1 Sekunde
• 97% Kundenzufriedenheit

Die Elemente des Human Capital Management (HCM) bestehen aus einer zentralen HR-Datenbank, Konfigurationstools, Prozessautomatisierung, Personalmanagement, Recruiting, Talentmanagement, Learning und vielem mehr. Daneben bietet die Plattform auch verschiedene Finanzlösungen.

Einführung von Workday HCM am Beispiel eines globalen Medienunternehmens

Ein globaler Player im Medienbereich mit mehr als 2 Mrd. € Umsatz und über 1800 Mitarbeitern kam auf uns zu, um im Gesamtkonzern ein harmonisiertes und KPI-getriebenes HR-System zu implementieren.

Herausforderungen des Unternehmens

• Heterogene Systemlandschaft: unterschiedliche HR-Lösungen mit vielen Schnittstellen und einer mangelnden Datenqualität
• Erfassung nur am Desktop möglich: Remote-Arbeit und der Außendienst waren benachteiligt
• Medienbruch bei der Benachrichtigung von Führungskräften und Sachbearbeitern
• Extrem hoher Administrationsaufwand und mangelnde Automatisierung von einfachen Aufgaben

Anforderungen

Aus diesen Herausforderungen ergaben sich folgende Anforderungen:

• Zurück zu den Standards: Good-Practice-Erfahrungen aus dem Markt sammeln und für einfach wartbare Prozesse sorgen
• Mobile Nutzung und damit einhergehende hohe User Experience für Belegschaft und HR schaffen
• Automatisierung & Simplifizierung, um den Administrationsaufwand zu verringern
• Einfache Messbarkeit zur kontinuierlichen ergebnisbasierten Weiterentwicklung des HR-Portfolios

Projektentwicklung

Um die Herausforderungen des Unternehmens zu lösen, haben wir gemeinsam mit dem Kunden einen Projektplan mit vier Hauptphasen entwickelt. Dieser sollte in einem Zeitraum von 18 Monaten umgesetzt werden. Die erste Phase bildete das Fundament und beschäftigte sich mit dem Aufbau der gesamten Programmstruktur. Hier waren vorbereitende Teilprojekte zur internen Prozess- und Strukturveränderung notwendig. In der zweiten Phase wurden das Design und das Changemanagement unter Berücksichtigung der globalen und lokalen Anforderungen iterativ erarbeitet. Danach folgte eine Testphase. In dieser wurden die gemeinsam entwickelten Prozesse und User Stories getestet. Zuletzt fand in der vierten Phase das GoLive statt. Da es sich dabei um eine Neueinführung handelte, gab es viele Fragen und Unklarheiten, sodass eine offene Kommunikation von großer Wichtigkeit war, um eine erfolgreiche Übergabe in den Service gewährleisten zu können.

Abb. 1: Vier Phasen einer Workday-Einführung

Herausforderungen, die im Projekt aufgekommen sind

Im Laufe des Projektes haben sich 5 Herausforderungen herauskristallisiert, die auch für Sie relevant sein könnten:

• Systemakzeptanz: Neue Prozesse, Arbeitsweisen, Verantwortlichkeiten, Aufgaben und Möglichkeiten führten zu Resistenz und mangelnder Projektbeteiligung
• Datenqualität: Die Daten wurden seit vielen Jahren gesammelt, verändert, transformiert und übertragen. Es musste entschieden werden, welche Daten gelöscht und welche behalten werden.
• Integrationen: Durch die Ablösung der bisherigen Lösung ergab sich ein neues zentrales System für über 100 Schnittstellen
• Internationalität: Die Konzernstruktur war nicht international gleichartig, was jedoch von der Lösung vorausgesetzt wird
• Serverstandort: Bestimmungen innerhalb des Unternehmens fordern zwingend einen deutschen Standort für die Hauptdaten

Lösungen der Herausforderungen

Dank folgender Schritte konnten die Herausforderungen gelöst werden:

• Change-Management: Echte Kommunikation, Projektmarketing und Führung betroffener Personengruppen
• Bereinigung von Daten: Treffen Sie eine Entscheidung, welche Daten in welchem Umfang relevant sind. Dies erfordert eine entsprechende vorgelagerte Aufbereitung.
• Holistische Betrachtung von Integrationen: Definieren Sie von Anfang an die Soll-HR-IT-Architektur
• Operation Modell Anpassungen: Führen Sie ein fachliches Parallelprojekt zur Vereinheitlichung der HR-Organisation und Processownership
• Teil der Lösungsauswahl: Stimmen Sie sich bereits vor Bestellung mit Stakeholdern ab und bestimmen Sie Optionen

Erfolge durch die Einführung von Workday HCM

Nachdem das Unternehmen die Herausforderungen lösen konnte, fungiert Workday HCM nun als globales und hom*ogenes HR-System und bildet das Fundament für die Zukunft des Unternehmens. Einhergehend mit einer neuen HR-Struktur kann das Business selbst und die Mitarbeiterschaft individuell betreut werden, sodass es zu deutlichen Effizienzsteigerungen kommt. Zudem hat das Redesign aller Schnittstellen und Daten eine Qualitätsverbesserung der Datenhaltung & -verteilung ergeben. Die geschaffene Transparenz sorgt für passgenaue HR-Maßnahmen und eine zielgerichtete Arbeit. Durch die Einführung von Workday HCM kann das Unternehmen nun mit dem rasanten Marktwandel mithalten. Aufgrund der Standardorientierung und klaren Architektur können auch zukünftige Anforderungen schneller als bisher realisiert werden.

Was Sie beachten sollten, wenn Sie Workday bei sich einführen wollen

Auf dem Weg der Implementierung der Workday-Suite gibt es einige Stolpersteine. Diese können Sie aber wie folgt umgehen:

• Datenmigration: Die Übertragung von Daten in ein neues System ist ein komplexer Prozess, bei dem Ihnen aber Workday Adaptive Planning zur Hilfe kommt
• Geschäftsprozesse: Der Business Capability Ansatz berät Sie bezüglich Ihrer HR-Entwicklung und den Fähigkeiten, die Ihr HR-Team leisten sollte
• Integrationen: Ihre Soll-Architektur sollte im Vorhinein festgelegt werden. Dabei kann Ihnen SAP HCM für PT und PY helfen
• Datensicherheit und Datenschutz: Ihre Daten müssen DSGVO Konformität aufweisen und es ist notwendig, dass Ihr Serverstandort in Deutschland ist

Die folgende Grafik gibt Ihnen nochmal zusammenfassend einen Überblick über die sechs wichtigsten, vorbereitenden Schritte, um die Software erfolgreich zu implementieren.

Abb. 2: Schritte zur Vorbereitung der Workday HCM Einführung

Wagen Sie den Schritt, Ihre HR-Prozesse zu automatisieren und mit der Einführung von Workday HCM den Anforderungen der Digitalisierung gerecht zu werden. Sollten Sie diesbezüglich Fragen oder Anliegen haben, kommen Sie gerne auf uns zu.