Recruiting mit Workday HCM – die clevere Lösung für Ihre HR-Abteilung (2024)

Das Personalwesen wird heute an so vielen Stellen gleichzeitig gefordert, wie noch nie. Hohe Erwartungen an die Digitalisierung stellen kleine und fokussierte HR-Teams vor die Herausforderung, umfangreiche Prozesse und Verantwortungsbereiche zu meistern.

Gerade im Bereich des Recruitings kommen Herausforderungen wie New Work, der War for Talents und der stetige Anspruch, die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern, noch hinzu. Die Aufgaben der HR-Abteilung zu erweitern, ohne jegliche Unterstützung zu bieten, verfehlt jedoch das Ziel. Hier ist technische Unterstützung notwendig, um das HR-Team zu entlasten und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Die Software Workday HCM stellt eine geeignete Lösung für Ihr Recruiting dar. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Software und erhalten Einblicke in die Anwendung aus Sicht einer Teammanagerin und einer Recruiterin.

Keyfacts rund um Workday

Workday HCM ist eine cloudbasierte Software für HR und Finanzen mit dem Anspruch einer Best-of-Suite-Lösung und ist für mittelständische bis große Unternehmen geeignet. Sie kann den kompletten Employee Lifecycle in einem Unternehmen abbilden und beruht auf dem Power-of-1-Konzept, das die Analyse, Planung und Umsetzung in einem System mit wenigen Klicks ermöglicht. Zusätzlich können Dienste wie das Mitarbeiterbefragungstool Workday Peakon Employee Voice oder Workday Extend zum Ausbau der Workday-Landschaft hinzugebucht werden.

Die Software ist aus der Übernahme von PeopleSoft durch Oracle entstanden und besitzt 2000+ Kunden in EMEA sowie 9800 global.

Vorteile von Workday

• Power-of -1-Konzept
• 60% aller Produktinnovationen kommen aus der Workday Community
• „Mobile-First“-Ansatz
• Einheitliches Look & Feel
• 96% aller Transaktionen in unter 1 Sekunde

Die Elemente des Human Capital Management (HCM) bestehen aus einer zentralen HR-Datenbank, Konfigurationstools, Prozessautomatisierung, Personalmanagement, Recruiting, Talentmanagement, Learning und vielem mehr.

Was bietet Ihnen Workday Recruiting?

Workday Recruiting hilft Ihnen den Talentmanagementzyklus zu steuern und passende Kandidaten für Ihr Unternehmen zu finden. Mit u. a. einer Social-Media-Integration können Sie über verschiedene Kanäle extern als auch intern neue Talente ausfindig machen und offene Stellen besetzen. Das Modul ermöglicht die Zusammenarbeit von einstellenden Managern und Recruitern und unterstützt Sie dabei, bessere Einstellungsentscheidungen zu treffen.

Der Recruiting-Prozess – Einblick aus der Sicht einer Teammanagerin/eines Teammanagers

Um den Recruiting-Prozess in Workday HCM zu veranschaulichen, gebe ich Ihnen einen Einblick in die wichtigsten Anwendungsmöglichkeiten der Software aus der Sicht einer Teammanagerin/eines Teammanagers.

Auf der Startseite werden Ihnen anstehende Aktionen, Empfehlungen, Mitteilungen und Maßnahmen, die Sie in der Vergangenheit durchgeführt haben, angezeigt. Oben links im Menübereich können Sie zwischen verschiedenen Anwendungsbereichen auswählen. Als Teammanager/in wählen wir in diesem Beispiel das Dashboard „Management meines Teams“ aus. Dort erhalten Sie u. a. einen ganzheitlichen Überblick auf einer Seite über die Statistiken ihres Teams inklusive Vergütungsinformationen.

Abb. 1: Überblick über Team-Statistiken im Dashboard „Management meines Teams“

Auf der rechten Seite werden Ihnen Aktionen mit Relevanz zu Ihrem Team angezeigt. Wenn Sie nach unten scrollen, kommen sie zu weiteren Berichten wie Personalbestandsplänen, visuell dargestellten Informationen zu Ihrem Team und Personalkosten. Alle Daten und Grafiken, die Sie dort sehen, sind klickbar und können nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden. Filtern Sie beispielsweise nach „Land“ und „kritische Stelle“, erhalten Sie eine tabellarische Übersicht über die Kosteninformationen pro Land.

Abb. 2: Darstellung von Filteroptionen in Workday HCM

Auch die Darstellungsart können Sie ändern, indem Sie auf die kleinen Abbildungen rechts über der Tabelle klicken. So erhalten Sie die Daten z. B. als Grafik.

Im Aktionsbereich unter „Meine offenen Stellenausschreibungen“ landen Sie im Recruiting-Bereich und sehen alle Informationen zu Ihren aktuellen offenen Stellen. Dieser beinhaltet die Kandidaten, Organisationen, Qualifikationen und Stellenausschreibungen. Einer Grafik können Sie außerdem entnehmen, in welcher aktiven Phase sich die Kandidaten befinden und über welche Quelle sie sich für die Stelle beworben haben. Detailliertere Informationen über die Kandidaten, wie z. B. Lebensläufe, erhalten Sie durch Klicken auf den Reiter „Kandidaten“.

Abb. 3: Grafiken mit Informationen zu den Kandidaten in Workday HCM

Workday HCM bietet Ihnen auch die Möglichkeit Kandidaten in die nächste Phase zu verschieben, indem Sie auf den betreffenden Kandidaten klicken und unten links auf „nächste Phase“. So können Sie die Option „Einstellung“ auswählen und es wird eine Aufgabe erstellt, die Ihnen auf Ihrer Startseite unter „Aktionen“ angezeigt wird. Alle Informationen bezüglich der Tätigkeit und der Einstellung werden automatisch übertragen. Sie müssen lediglich das Einstellungsdatum eingeben und die Eingaben bestätigen. Daraufhin wird das Ereignis übermittelt und Ihnen werden Prozess-Details angezeigt, wie z. B. die Vergütung sowie ausstehende Prozesse.

Durch die Verknüpfung von allen Informationen in einem System ermöglicht Workday HCM also einen einheitlichen Recruiting-Prozess, der Ihnen Kosten und Zeit erspart.

Der Recruiting-Prozess – Einblick aus der Sicht einer Recruiterin/eines Recruiters

Bei Anmeldung in Workday als Recruiter/in gibt es ein spezielles Recruiting-Profil, das Ihnen stellenübergreifend alle Aufgaben, Statistiken und Berichte auf einer Seite anzeigt. Diese können Sie ebenfalls anklicken und filtern.

Wenn Sie im Menü zu „Personalanforderungen“ wechseln, sehen Sie Informationen und Details zu den Kandidaten auf Managerebene.

Abb. 4: Informationen über Kandidaten im Menübereich “Personalanforderungen”

Im Recruiting-Dashboard können Sie zwischen verschiedenen Reitern wechseln, die Ihnen u. a. Informationen über die Faktoren Diversität oder Staffing anzeigen.

Abb. 5: Recruiting-Dashboard in Workday HCM

Sollten Sie in der Suchleiste „Kandidaten“ eingeben, erhalten Sie alle verfügbaren Daten über die im System gespeicherten Kandidaten. Diese können zusätzlich gefiltert werden, z. B. nach den Kriterien intern oder extern.

Die Software hilft Ihnen dabei, Ihren Talentpool effektiv zu organisieren und alle Daten in einem System zu bündeln.

Warum sollten Sie sich für Workday Recruiting entscheiden?

Insbesondere das Power-of-1-Konzept, die Befähigung der HR-Abteilung und die Entlastung der IT sind Vorteile von Workday HCM, durch die Sie Ihren Talentbeschaffungsprozess transformieren können.

In der Vergangenheit haben sich unsere Kunden u. a. aufgrund der folgenden vier Kernpunkte für Workday entschieden:

1. User Experience – die Workday-App hat den Anwendern sehr gefallen
2. Power-of-1-Konzept – alle Prozesse werden End-2-End aufgebaut, ohne Medienbrüche
3. Kosten/Nutzen/ROI – der Preis unter Berücksichtigung aller Funktionen, die abgebildet werden können/sollen
4. Workday Chatbot und Assistant – unterstützen die HR-Abteilung bei unstrukturierten Aufgaben

Entscheiden Sie sich für Workday Recruiting, können Sie Defizite wettmachen und Ihren Kandidaten sowie Recruitern eine einheitliche Erfahrung von der ersten Kontaktaufnahme bis zum Onboarding bieten. Sollten Sie weitere Fragen oder Beratung zu Ihrem Recruiting-Prozess benötigen, kommen Sie gerne auf uns zu.